Lập kế hoạch ngân sách (“KHNS”) là quá trình tính toán và ước lượng tình trạng tài chính, kết quả kinh danh trong tương lai của một doanh nghiệp hoặc một hoạt động kinh doanh (một dự án mới, một phương án đầu tư,…). Lập KHNS và điều chỉnh KHNS của công ty hàng năm là một công việc quan trọng đối với hầu hết những nhà quản trị doanh nghiệp.
Mục đích của việc lập kế hoạch ngân sách
Các mục đích chính của việc lập KHNS trong doanh nghiệp bao gồm:
– Dự báo: Ước lượng về kế hoạch thực hiện của kỳ tới dựa trên nguồn lực hiện có.
– Phân bổ nguồn lực: Mỗi doanh nghiệp đều có một mức độ các nguồn lực về con người, vốn, tài sản…Do đó, việc lập kế hoạch cũng là một cách để doanh nghiệp phân bổ một cách hợp lý nguồn lực của doanh nghiệp.
– Là thước đo: Việc lập kế hoạch chính là thước đo cho việc thực hiện trong thời gian tới, là “điểm” để nhà quản trị doanh nghiệp so sánh kết quả thực hiện được so với sự kỳ vọng của doanh nghiệp.
– Là mục tiêu thực hiện: Việc lập kế hoạch là sự cân đong đo đếm của các phòng ban cho kế hoạch thực hiện kỳ tới, sự kỳ vọng của các cổ đông và đó chính là mục tiêu chung mà doanh nghiệp hướng đến.
Các bước cơ bản lập kế hoạch ngân sách
Bước 1: Xác định doanh thu kế hoạch
Đối với bước đầu tiên này, nếu sử dụng phương pháp lập ngân sách luỹ tiến, các nhà quản lý sẽ dùng số liệu doanh thu thực tế của năm trước làm cơ sở để phát triển các dự báo cho năm tới. Ngược lại, nếu theo phương pháp lập ngân sách trên cơ sở cân bằng thu chi, các nhà quản lý sẽ dự báo doanh thu cho từng hoạt động căn cứ theo tình hình thực tế tại thời điểm lập KHNS.
Bước 2: Xác định giá vốn dự kiến
Sau khi đã lập ngân sách doanh thu, các nhà quản lý sẽ triển khai ngân sách về giá vốn. Căn cứ vào doanh thu dự kiến và định mức chi phí đầu vào để làm cơ sở xác định các khoản chi phí nguyên vật liệu, nhân công và chi phí sản xuất chung cấu thành nên giá vốn.
Bước 3: Xác định chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp và các chi phí dự kiến khác
Căn cứ vào quy mô doanh thu và giá vốn đã lập, nhà quản lý tiếp tục lập kế hoạch đối với các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các khoản chi phí khác dự kiến phát sinh trong kỳ tới.
Bước 4: Xác định doanh thu/chi phí tài chính
Ở bước này, nhà quản lý sẽ tính toán doanh thu hoạt động tài chính và chi phí tài chính trong kỳ tới căn cứ vào kế hoạch doanh thu và chi phí đã được lập ở các bước trên.
Bước 5: Xác định lợi nhuận dự kiến
Căn cứ vào các thông tin về doanh thu và chi phí đã tổng hợp ở các bước trên, nhà quản lý sẽ tính toán được mức thu nhập dự kiến đạt được trong kỳ tới.
Bước 6: Đưa ra các giả thuyết thay thế
Trong giai đoạn bảo vệ số liệu KHNS đã lập, sẽ có nhiều giả thuyết được đưa ra để phản bác lại các giả thuyết được lập trong KHNS như các giả thuyết về các sự kiện bất thường, các thay đổi trong tương lai liên quan đến thị trường, nhà cung cấp, đến nhân viên, đến kế hoạch dòng tiền hoặc các nhân tố có thể tác động đến kết quả của các giả thuyết hiện tại…
Các lưu ý trong quá trình lập KHNS
Trong quá trình lập KHNS, doanh nghiệp cần lưu ý đến các điểm quan trọng sau:
– Lãnh đạo các bộ phận trong doanh nghiệp thiếu sự phối hợp, trao đổi với nhau trong quá trình lập KHNS có thể tạo ra một bản KHNS không sát với thực tế.
– Xu hướng điều chỉnh đến mức an toàn: Nếu ngân sách lập theo phương pháp từ dưới lên hoặc thương lượng thì thường người lập sẽ cố tình tăng chi phí hoặc giảm doanh thu để giảm nhẹ áp lực và nhanh chóng đạt được kế hoạch.
– Hoài nghi về ngân sách: Luôn có sự hoài nghi về tính thực tế của số liệu ngân sách được lập, đặc biệt là đối với trường hợp lập ngân sách theo chỉ tiêu được giao.